Los estudios muestran que se llevan a cabo millones de reuniones cada día en los Estados Unidos y que se gastan miles de dólares por hora de reunión cuando las reuniones incluyen a varios ejecutivos como asistentes. ¿Son todas estas reuniones una inversión empresarial o una pérdida de tiempo? Lamentablemente, muchos de esos mismos estudios indican que los gerentes que asistieron a las reuniones sintieron que se desperdició hasta la mitad de su inversión de tiempo. Si las reuniones son lo suficientemente importantes como para celebrarlas, entonces ¿por qué los jefes de la organización no insisten en que sean mejor dirigidas?
¿Puede el regalo de mejores reuniones ser el premio máximo de gestión de este año? Si los líderes de reuniones pueden aprender a lograr más en la misma cantidad de tiempo o menos, entonces la respuesta es definitivamente sí. Si la respuesta es sí, entonces ¿cómo puede surgir este regalo de mejores reuniones?
Hay muchos buenos cursos de formación y libros sobre gestión de reuniones. Cuando busque un buen curso de liderazgo de reuniones, además de usar las palabras “gestión de reuniones”, busque cursos que incluyan alguna forma de liderazgo o facilitación en el título del curso. A veces, los títulos de los cursos de gestión de reuniones parecen estar disfrazados de otra cosa o la capacitación en reuniones es un componente de un paquete más amplio que se ofrece como un taller más extenso. El beneficio de tomar un curso es concentrar el esfuerzo en aprender las herramientas y técnicas junto con la creación de redes e ideas de otros participantes del curso que tienen las mismas experiencias en el mundo empresarial. La principal desventaja es el tiempo fuera del trabajo para asistir al curso, razón por la cual muchos no aprovechan esta opción de capacitación formal.
Leer y seguir un libro sobre gestión de reuniones es una alternativa viable a la capacitación formal, si el líder de la reunión se compromete a seguir las pautas y el libro incluye ejemplos o formularios utilizables. Una opción con ejemplos y formularios es el nuevo libro “RA!RA! A Meeting Wizard’s Approach” (ISBN 1-4196-5367-9). Este libro y otros sobre gestión de reuniones se pueden comprar a través de Amazon o solicitar en librerías. La principal ventaja del aprendizaje informal de un libro es que es portátil y se puede leer dentro o fuera de las horas de trabajo utilizando pequeños segmentos de tiempo disperso en lugar de horas consecutivas. Los libros a menudo incluyen el mismo beneficio de consejos, herramientas y técnicas, pero en un formato diferente al que se encuentra en un curso formal. La desventaja podría ser la falta de trabajo en red y discusión con otros participantes del curso que están aprendiendo el material de liderazgo de la reunión al mismo tiempo. Sin embargo, esta desventaja se puede superar formando un grupo de estudio del libro en el lugar de trabajo o haciendo que un equipo de reuniones periódicas explore los materiales del libro y aprendan juntos a manejar mejor las reuniones.
Volviendo a los estudios de reuniones, también muestran que el número de reuniones está aumentando y su duración también. Para ahorrar dinero, tiempo y preocupaciones de gestión, ofrezca a los jefes el regalo de mejores reuniones como una dirección hacia mayores ganancias y una mayor productividad. Mejores reuniones conducen a empleados más productivos, menos tiempo y dinero desperdiciado, y menos costo significa mayores márgenes de beneficio. Haga de las reuniones una inversión comercial en lugar de una pérdida de tiempo leyendo un libro o asistiendo a un curso para que más personas se conviertan en mejores líderes de reuniones. Da y comparte el regalo de mejores reuniones este año.
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